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お役立ちコラム > Excel活用術 > 年始だから日付入力で気をつけること

年始だから日付入力で気をつけること

投稿者: Abe 掲載日: 2006-3-30 (386 回閲覧)

  

<前提条件と免責>

ここで説明する内容はExcel2000での作業をベースにしています。ご利用のExcelのバージョン、サービスパックや更にはOSのバージョンによって、同じExcel2000でも再現できない場合もありますので予めご了承下さい。

 

○今回のお話

先月分のデータや伝票などを打ち込むことはよくある話。

例えば今現在2006年の1月だ。そして、先月分の伝票を入力するとする。

12/1」と入力。さて、どうなるか?

そう、 実際には「2006年12月1日」と認識される。本当は「2005年12月1日」のつもりだった。このように誤データが出来上がる。その結果とんでもない集計結果となってしまうのである。

 

     今回の事象が起こりうる状況

前年分(年が前後する)分のデータ入力をする作業、例えば前年の売上げ表や先月(例えばそれが前年12月)の時など

 

     トラブル発生の理由

Excelでは「日付っぽい値」の入力をすると自動的に日付として認識する機能がある。

例えば下記のデータを入力するとExcelでは自動的に日付と認識される。

1.         1/1 1月1日

2.         5/12 5月12日

3.         2005/4 2005年4月1日

(ちなみに「1-1」でも1月1日と認識される)

 

この自動認識のおかげで入力するときの利便性が向上するようになっている。

しかし同時に気をつけなくてはいけないこともある。例えば上記「1」、「2」の例だ。これらは日付として認識されるが西暦はどうなるか?

当然西暦も自動的に認識される。ただし西暦何年になるかは入力する年(PCの日付)をベースに識別される。先の例で言えば「入力した時のPCの西暦」が2006年の場合

1.         1/1 2006年1月1日

2.         5/12 2006年5月12日

3.         2005/4 2005年4月1日(実際の初期表示時は「Apr-05」)

 

となる。PC日付が2005年の時に入力していれば「2005年」と認識される。

当たり前のように思えるが、このことを知らないと大きな問題を引き起こすことがある。

いつもの癖などで月と日(例:「1/1」)しか入力しないExcelが自動的に「入力したときのPC日付」を判断に西暦を決める(先の例「1/1」、「5/12」では「2006年」)、これがとても重要だ。

 

     対処

確実な方法はないが間違う確率を下げるという点で

  1. 日付の入力は常に西暦から入力する

セルの表示を「yyyy/mm/dd」など西暦や和暦が表示されるように変更する(ことで入力直後に間違いを発見しやすくする)




(執筆 グローウィン有限会社 阿部清人 http://global-wing.com)

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