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お役立ちコラム > Excel活用術 > セルの使い方(文字編)

セルの使い方(文字編)

投稿者: Abe 掲載日: 2006-6-24 (438 回閲覧)
Excel講座とは・・
「できた!」と思ったらそうでないExcelの落とし穴に気をつける講座です。

セルの使い方(文字編)


<前提条件と免責>
ここで説明する内容はExcel2000での作業をベースにしています。
ご利用のExcelのバージョン、サービスパックや更にはOSのバージョンによって、
同じExcel2000でも再現できない場合もありますので予めご了承下さい。

○今回のお話
Excelに何らかのデータを入れて自分自身で加工したり集計したりケースは良くあることだ。
自分で作成したデータならいざ知らず、
他の人から受け取ったデータを加工するのに苦労したことはないだろうか。
例えば「合計値が合わない」、例えば「コピーペーストがおかしい」などなど。
今回はそんな一例を紹介したい。

○今回の事象が起こりうる状況
主にExcelを使い慣れていない場合や、「My Excel」みたいな使い方をしている人と起こる傾向有り。
機能を知っていればありえないが、
知らないから見た目重視で作成してしまったときに起こりやすい。

○トラブル発生の理由

その1 セルの中で改行する場合と2つのセルに書き込む場合
図1と図2を比較したときに何が違うか分かるだろうか。

図1

















図2













各セルの高さも違うが根本的に書き方が違う。
図1:一つのセルの中に改行
図2:一つの文章を2行に書き込む

図1と図2では印刷目的ならばそれほど変わらないが、
機能として使うのならば図1であるほうが圧倒的に良い。



百聞は一見にしかず、例えば「オートフィルター」という機能があるが
それを使って「担当月が2月」を選択した場合、図2ではこうなる。








一方お勧めの図1で同じ機能を使った場合はこうなる











一目瞭然だ。
このほかに計算式をおく場合も規則性が大事になるので
図2ではうまくいかない可能性が高い。



その2 セルの中に文字を書くのか、図形に文字を書くのか
文字のかける(入力できる)場所はセルだけでないことも曲者だ。例えば図形を使うとそこにも文字を入れることができてしまう。これ自体は問題ないが、このような方法でやるとセルに書いているのか図形に書いているのか区別がつかなくなる。この図はセルの線(グリッド)を非表示にしたものである。

セルの線表示なし









セルの線表示あり









設計書関連やフロー図などでこのような使われ方をすることが多いが、
その場合コピーをしようとしたときに文字を全て選択するだけではコピーしきれないので
図形も選択しなければならない。
このようにしてしまうと、このファイルの今後の使い方が不便になる。


○対処
基本的に対処方法はない。使っている人の意識に依存する。傾向としては、Excel利用経験が浅い人に起こりがちであると思われる。複数の人とファイルを使いまわす場合は、勘違いされないことを意識して、強調して表示などすることで、ある程度は回避できる。



(執筆 グローウィン有限会社 阿部清人 http://global-wing.com)




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