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お役立ちコラム > Excel活用術 > オートフィルタのリストの見方

オートフィルタのリストの見方

投稿者: Abe 掲載日: 2006-12-12 (452 回閲覧)
<前提条件と免責>
ここで説明する内容はExcel2000での作業をベースにしています。
ご利用のExcelのバージョン、サービスパックや更にはOSのバージョンによって、
同じExcel2000でも再現できない場合もありますので予めご了承下さい。
※今回はExcel2003で説明しています

○今回のお話
Excelでは色々な機能が備わっているが、今回のオートフィルタの機能も
よく使われている。
この機能は本来のデータ抽出だけでなく、
見出しにあるセルのリストの内容を見て内容を把握するような使われ方もする。
今回はこのときの注意事項である。

○今回の事象が起こりうる状況
1000件以上有るデータを対象してオートフィルターの機能を使うとき、
1001件目以降のデータがリスト表示されない。

○トラブル発生の理由
これはExcelの仕様による。従いこの仕様を知らないで
利用すると発生する。

今回の事象を説明する為に
サンプルとなるデータを作成した。
内容は以下の通りである。

【準備】
(1) A列に「No」という項目名をつける
(2) Noに数値を連番で入れる

















(3) Noは1〜1001まで入れる ※「1001」という数字は意図的(後述)






















(4) オートフィルタ機能の設定をする

















以上、上記で作成したシートで説明する。

オートフィルタの利点の一つに
「見出しのセルのリストを見るとデータの一覧が見れる」がある。

下記画像のようにリストを表示させるとNo列の内容が
一覧になって見れる。
ちなみに複数ある値もひとつにまとまって見れるのも便利である。





















さて、ここで質問である。
このリストを下に下げていくとリスト一番下の値は何が表示されているだろうか?
























データは1001まで入っている。ゆえにリストに表示されたいのは「1001」である。

だがもうオチは分かったかもしれないが「1001」は表示されない。
では何の値か?















そう、答えは「1000」。
つまりリストに表示される個数(件数)は1000までなのである。
例えば1から5000まで入力されているデータでも表示されているのは
1000までである。従い5000が表示されないからといってあせる必要はない。

このことを知っていないと「データが消えた」、「やり直し」などということになり
正しくできているにも関わらず何度も同じことを繰り返している職場もあった。

どうぞ参考にされたい。


(執筆 グローウィン有限会社 阿部清人 http://global-wing.com)

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